Finanzen

Daueraufträge & Mitgliedschaften

Finanzen → Daueraufträge ist die Übersicht über alles, was regelmäßig abgerechnet wird: jede laufende und jede beendete Mitgliedschaft, mit Rhythmus, Status und dem nächsten Abrechnungstermin. Hier zahlt immer der Klient dir — zu verwechseln ist das nicht mit deinem eigenen TrainerFoundry-Abo, das im Kapitel Abo & Rechnungen steht.

Die drei Abo-Formen

Welche Form ein Abo hat, entscheidest du beim Anlegen des Angebots unter Leistungen. Die Spalte Art hält sie hier fest:

• Festtermine — Feste Slots im Wochenraster, etwa „Montag 7:00 und Freitag 17:00“. TrainerFoundry legt die zugehörigen Termine automatisch im Kalender an, sobald die Zahlung eingegangen ist.
• Flexibel — Eine feste Anzahl Einheiten pro Abrechnungszeitraum, frei terminierbar. Es entstehen keine automatischen Termine — der Klient bucht selbst.
• Unbegrenzt — Zugang ohne Mengenbegrenzung, etwa eine Studio-Flatrate. Ebenfalls ohne automatisch erzeugte Termine.

Der Unterschied ist im Alltag spürbar: Nur bei Festtermine greift TrainerFoundry in deinen Kalender ein. Die beiden anderen Formen geben dem Klienten lediglich ein Guthaben beziehungsweise ein Zugangsrecht.

Die Übersicht

Die Tabelle zeigt Klient, Produkt, die wiederkehrenden Slots, Status, nächste Abrechnung, Rhythmus (heute immer „Monatlich“) und Art. Filtern kannst du nach Klient, Produkt und Status.

Der Status sagt, woran du bist:

• Probezeit — Eine vereinbarte Testphase läuft; abgerechnet wird noch nicht.
• Aktiv — Alles läuft — wird planmäßig abgerechnet.
• Überfällig — Eine Abbuchung ist fehlgeschlagen. Stripe versucht es erneut; kommt nichts zustande, endet das Abo.
• Gekündigt — Beendet. Es wird nicht mehr abgerechnet.
• Unvollständig — Der Abschluss ist stecken geblieben, meist weil die erste Zahlung nie bestätigt wurde.
• Zahlung fehlgeschlagen — Die erste Zahlung wurde nie abgeschlossen — Stripe lässt die unbezahlte Rechnung nach rund 23 Stunden automatisch verfallen. Das Abo wurde nie aktiv.

Ein zusätzliches Kennzeichen Endet zum Periodenende markiert Abos, die schon gekündigt sind, aber noch bis zum Ende der bezahlten Periode laufen. Sie sind also noch aktiv — nur eben zum letzten Mal.

Auf Überfällig lohnt ein schneller Blick: Dahinter steckt meist eine abgelaufene Karte. Ein kurzer Hinweis an den Klienten ist hier wirksamer als jede Mahnung später.

Feste Termine im Detail

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht am rechten Rand. Sie nennt Beginn und Ende der laufenden Abrechnungsperiode, die Anzahl der Slots und — falls für das Angebot hinterlegt — die Kündigungsfrist in Stunden.

Bei Festtermine-Abos steht darunter die Liste der wiederkehrenden Slots mit Wochentag, Uhrzeit und Dauer. Aus dieser Liste erzeugt TrainerFoundry je Abrechnungsperiode die konkreten Termine in deinem Kalender — du musst also nichts von Hand eintragen, und der Klient ist dort automatisch gebucht. Das geschieht, sobald die Zahlung für die Periode eingegangen ist — nicht schon beim Abschluss. Wer die Anmeldung abbricht, hinterlässt also keine Termine in deinem Kalender.

Wie das aussieht, hängt an der Trainingsart: Bei einem Einzeltraining entsteht je Slot ein eigener Termin, bei einem Gruppenkurs wird der Klient stattdessen auf die Teilnehmerliste des ohnehin stattfindenden Kurses gesetzt.

Nicht gebuchte Festtermine

Zwischen Abschluss und Zahlungseingang kann ein Slot inzwischen vergeben sein — und ebenso vor jeder Verlängerung, wenn nach der Zahlung die Termine des nächsten Zeitraums gebucht werden. Etwa weil du selbst zu dieser Zeit einen anderen Termin eingetragen hast, weil der Kurs voll ist, weil zu dieser Zeit kein Kurs stattfindet oder weil der Klient schon auf diesem Kurs eingetragen ist. TrainerFoundry bucht einen solchen Slot nie doppelt. Der Klient erhält eine Nachricht dazu und bekommt in der Regel stattdessen ein Guthaben über einen Termin, mit dem er selbst einen anderen Termin bucht – außer die Zahlung für diesen Zeitraum wurde bereits erstattet. Erstattet wird nichts automatisch.

Unter der Übersicht listet der Abschnitt Nicht gebuchte Festtermine jeden solchen Slot mit Termin, Klient, Mitgliedschaft und Grund. Die Spalte Guthaben zeigt, ob der Klient sein Guthaben schon hat (Guthaben ausgestellt) oder ob es noch aussteht und automatisch nachgeholt wird (Guthaben ausstehend). Kein Guthaben steht dort, wenn für den Slot nichts mehr offen war – etwa weil die Zahlung für diesen Zeitraum bereits erstattet wurde. Auch die bezahlten Termine, die durch eine sofortige Kündigung entfallen, stehen hier, mit dem Grund Mitgliedschaft sofort beendet (siehe „Kündigen“). Dieselbe Liste, auf einen Klienten beschränkt, findest du auf dessen Daueraufträge-Seite.

Kündigen

Am Ende der Detailansicht steht Abonnement kündigen. Der Dialog stellt eine einzige Frage — wann die Kündigung wirksam wird:

• Zum Ende der laufenden Periode — die Voreinstellung. Die bezahlte Periode wird zu Ende geführt, danach wird nicht mehr abgebucht — es sei denn, für das Angebot ist eine Kündigungsfrist hinterlegt, die über das Periodenende hinausreicht; dann wird zuvor noch mindestens ein weiterer Zeitraum abgerechnet, siehe „Mitgliedschaften mit Kündigungsfrist“ weiter unten. Es gibt keine Erstattung, weil auch keine Leistung entfällt.
• Sofort — das Abo endet auf der Stelle. Stripe verrechnet dabei nichts anteilig. Stattdessen bekommt der Klient für jeden bereits bezahlten Termin der laufenden Periode, der jetzt entfällt, ein Guthaben über einen Termin, mit dem er selbst einen anderen Termin bucht, und eine Nachricht dazu. Diese Termine stehen danach unter „Nicht gebuchte Festtermine“ mit dem Grund Mitgliedschaft sofort beendet. Eine automatische Rückerstattung aufs Zahlungsmittel des Klienten ist das nicht. Willst du dem Klienten tatsächlich Geld auf die Karte zurückerstatten, geht das manuell über Finanzen → Zahlungen, wo die Mitgliedschaftszahlung gelistet und erstattbar ist; eine solche Erstattung nimmt zuerst den Wert der Guthaben, die der Klient noch nicht eingelöst hat. (Die eine Ausnahme ist das 24 h Rücktrittsrecht, das der Klient selbst ausübt — siehe Leistungen —, das wirklich automatisch und vollständig aufs Zahlungsmittel erstattet.) Diese Möglichkeit ist an eine Berechtigung geknüpft — oder daran, dass der Dauerauftrag erst seit weniger als 24 Stunden besteht; erst danach ist die Berechtigung zwingend nötig. Ist keines von beidem gegeben, bietet der Dialog nur die Kündigung zum Periodenende an und sagt das auch. Diesen Weg — die Daueraufträge-Übersicht — nutzt du auch für eine sofortige Kündigung; er storniert die künftigen Termine genauso wie der Weg übers Klientenprofil; dazu mehr im Abschnitt „Was mit den Terminen passiert“ weiter unten.

Nach dem Bestätigen nennt dir der Dialog das Datum, zu dem die Kündigung wirksam wird. In der Übersicht wechselt die Zeile dann entweder auf Gekündigt oder trägt bis zum Periodenende das Kennzeichen Endet zum Periodenende.

Mitgliedschaften mit Kündigungsfrist

Hast du für ein Mitgliedschafts-Angebot eine Kündigungsfrist hinterlegt, rechnet der Kündigungsdialog die Frist inzwischen an beiden Stellen mit — im Klientenprofil ebenso wie direkt in dieser Daueraufträge-Übersicht — und zeigt vorab, zu welchem Termin die Kündigung tatsächlich greift. Trotzdem bleibt das Klientenprofil — Reiter Kontoauszug, Abschnitt Mitgliedschaften — der bessere Ausgangspunkt zum Kündigen: Nur dort kündigst du alle drei Abo-Formen an einem Ort, inklusive Mitgliedschaften in der Probezeit oder mit überfälliger Zahlung.

Das ist mehr als Kosmetik. Reicht die Frist über das aktuelle Periodenende hinaus, rückt der Kündigungstermin auf die nächste Abrechnungsgrenze — der Klient zahlt also noch mindestens einen weiteren Zeitraum. Beide Kündigungsdialoge weisen ausdrücklich darauf hin, damit du es dem Klienten sagen kannst, bevor du bestätigst, statt hinterher erklären zu müssen.

Der Kündigungsdialog im Klientenprofil ist außerdem für alle drei Abo-Formen zuständig. Der Weg über die Daueraufträge-Übersicht steht nur bei Festtermine-Abos zur Verfügung; bei Flexibel und Unbegrenzt ist die Detailansicht dort eine reine Leseansicht. Eine sofortige Kündigung storniert die künftigen Termine über beide Wege gleichermaßen — Klientenprofil wie Daueraufträge-Übersicht (mehr dazu im Abschnitt „Was mit den Terminen passiert“ weiter unten). Der Abschnitt im Klientenprofil zeigt aktive, in der Probezeit befindliche und überfällige Mitgliedschaften — auch diese beiden Nicht-aktiv-Zustände lassen sich dort direkt kündigen, inklusive Fristberechnung. Ein Abo mit Status Unvollständig oder bereits Gekündigt taucht dort nicht auf. Deshalb die einfache Faustregel: Übersicht und Kontrolle in den Daueraufträgen, gekündigt wird im Klientenprofil — dort laufen alle Abo-Formen an einer Stelle zusammen.

Was mit den Terminen passiert

Bei einer Kündigung zum Periodenende bleiben die bereits erzeugten Termine der laufenden Periode stehen — der Klient hat sie schließlich bezahlt und darf sie wahrnehmen.

Bei einer sofortigen Kündigung — egal ob über das Klientenprofil oder die Daueraufträge-Übersicht — räumt TrainerFoundry auf: Künftige Einzeltermine aus dem Abo werden storniert, und aus Gruppenkursen wird der Klient von der Teilnehmerliste genommen — der Kurs selbst findet für alle anderen weiter statt. Hast du zu einem solchen Einzeltermin einen weiteren Klienten eingetragen, bleibt der Termin für ihn bestehen; nur der Klient des Abos wird ausgetragen. Bereits begonnene oder vergangene Termine bleiben unangetastet. Für jeden stornierten Termin, der schon bezahlt war, bekommt der Klient ein Guthaben über einen Termin. Der Kündigungsdialog zeigt anschließend an, wie viele künftige Termine storniert wurden.